Bis zum bitteren Ende - Aufbewahrungsfristen im Überblick

Wie lange müssen eigentlich patientenbezogene und sonstige Unterlagen aufbewahrt werden?

Aufbewahrungsfristen für Patientenunterlagen
Generell können bis zu 30 Jahre lang Ansprüche durch Patienten geltend gemacht werden. Die zivilrechtliche Verjährung beträgt zwar grundsätzlich nur drei Jahre, die Frist beginnt aber erst an dem Tag zu laufen, an dem der Patient (z.B. durch ein späteres Gutachten) Kenntnis davon erlangt, dass ein Arztfehler vorgelegen haben könnte.

Mit Ablauf von 30 Jahren ist der Mediziner auf der sicheren Seite, da dies verjährungsrechtlich die Höchstgrenze darstellt. Unabhängig davon sehen die Berufsordnungen (siehe § 10 (3) Musterberufsordnung Ärzte, § 12 MBO Zahnärzte) eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für die Patientenunterlagen vor (beginnend mit dem Abschluss der jeweiligen Behandlung).

Aufbewahrungsfristen für Röntgenaufnahmen
Aufzeichnungen von Personen, die zum Zeitpunkt der Aufnahme das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, sind mindestens bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren, ansonsten 10 Jahre nach der letzten (Röntgen-)untersuchung.

Dokumentationen über Röntgenbehandlungen (also Strahlentherapie) sind 30 Jahre lang aufzubewahren.

Bei Röntgenbildern kann die Röntgenstelle der Kammer oder K(Z)V (z.B. „BuS-Stelle“) oder eine andere autorisierte Behörde die Herausgabe der Bilder zur dortigen Archivierung verlangen (28 Abs. 3 RöV). Sicherheitshalber sollte hier bei der zuständigen K(Z)V nachgefragt werden, ob dort örtliche Besonderheiten bestehen. Wenn dies nicht der Fall ist, gilt: Alle Aufnahmen mindestens 10 Jahre aufbewahren!

Abnahmeprüfungen, Sachverständigen- und Konstanzprüfungsprotokolle, jährliche Unterweisung und andere Betriebsunterlagen müssen zwei Jahre nach Betriebsbeendigung aufbewahrt werden, besser auch hier 10 Jahre, zusammen mit den Aufnahmen.

Entsorgungsnachweise, Übernahmescheine für Röntgenchemikalien und sonstige Gefahrstoffe, die nachweispflichtig sind, müssen drei Jahre aufbewahrt werden. Für Mitarbeiterunterweisungen nach Gefahrstoffverordnung gilt eine zweijährige Aufbewahrungsfrist.

Aufbewahrungsfristen für Arbeitsschutz u.a.

• Prüfberichte Feuerlöscher: zwei Jahre
• Zertifikate Prüfung Sterilisatoren: zwei Jahre
• Unfallanzeigen, Verbandbuch: fünf Jahre
• Gerätebuch bzw. Medizinproduktebuch: Unbegrenzt bzw. fünf Jahre nach nachweislicher Aussonderung des Gerätes
• Arbeitsmedizinische Vorsorge (Erst- und Nachuntersuchungen): 30 Jahre
• Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Buchungsbelege: 10 Jahre

Fazit
Die Dauer der Aufbewahrungsfrist ist davon abhängig, welche Unterlagen betroffen sind. Ausführliche Regelungen finden sich u.a. in der jeweiligen Landesberufsordnung, dem Bundesmantelvertrag (Zahn-)Ärzte, dem SGB V, der Röntgenverordnung, der Nachweisverordnung, der Gefahrstoffverordnung, diversen DIN-Vorschriften, dem BGB usw.